水運業界のデジタル変革を牽引：スキャンサービス沖縄那覇店の先進的取り組み
水運業は、世界の貿易と経済活動の基盤として重要な役割を果たしています。この業界は、複雑な物流ネットワーク、国際貿易の法規制、環境保護の要求など、多様な課題に直面しています。これらの課題に対応するため、業界はデジタル化と効率化を推進しています。...
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驚くほどスムーズな作業体験へ
紙の契約書以外原本保管不要
【電帳法で効率アップ！経理作業がもっとスピーディーに】
ご存知ですか？電帳法で増加する経理作業
電子帳簿保存法で増える
あなたの5つの増加する経理作業
2024年1月完全実施（23年12月末までは猶予期間）
作業1.紙の伝票等は電子化
コピー機等でスキャンし電子化
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紙の伝票の電子化（メール等で受取ったものは、そのままデータで保存）
コピー機やスキャナーなどでスキャンし電子化
各業種業態に応じて量は様々。
少なければスマホで写真を撮ってデータ保存も可。
しかし、社員数など多いとその分量も大量になります。
その場合、最適なスキャナーや対応したアプリケーションなどを選定し、スキャンする画質など品質の確保や作業スピード上げるためスキャン速度を確保することが重要となってきます。
それなりの知見が無いと選定・判断ができず、調査するにも莫大な日数がかかり、調べれば調べるほど何をどうしたらよいか多くの迷いが発生してしまいます。
現在利用している経理システムと連携できるスキャナーやアプリケーションを選択することも必要となります。
大変度★★★★★
選定導入日数：２～３ヵ月
ゴール：伝票をスムーズに電子化できることにより、伝票の検索が容易で紙での保存も不要となる。
作業2.電子化後データの分類
条件に合わせた個別ファイル名作成
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電子化された伝票のデータ等を適切なカテゴリに分類しないといけません。
自動的にデータを分類できるソフトウェアやアプリケーションを選定・導入して、作業の効率化を図る検討や作業分析など思っている以上にタスクが増加し、手作業で実施するにも手間が掛かります。
スキャンされたデータを規定に合わせた検索要件付けし、各カテゴリにスキャンしたデータを振り分けする必要があります。
大変度★★★★☆
選定導入日数：1～2ヵ月
ゴール：条件づけたファイル名を作成することで、データの追跡や検索がさらに容易になります。これにより、税務調査などの際に指示された伝票をすぐに見つけることができます。
作業3.電子化した文章の保存（保存期間5～10年）
ハードディスク等に分類保存
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電子化された伝票データは適切な形式で保存されているか、バックアップが定期的に取られているかが重要となり確認作業が発生します。
クラウドストレージやオンプレミスのサーバーにデータを保存し、データのセキュリティとアクセス制御を適切に設定するコストや作業時間が掛かります。
また、データの破損や消失が無いように定期的なバックアップを実施し、万が一の場合でもデータの復元が可能な状態を確保しないといけません。
現在利用している経理システムと連携できるかの仕様確認作業や、できる場合のストレージソリューションを選定・選択するコストや調査が発生します。
大変度★★★★☆
選定導入日数：1～2ヵ月
ゴール：データの喪失リスクが低減され、データの整合性が維持されます。
作業4.電子化データの改変不可保存
改変の有無が確認できるファイル管理表作成
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電子化された伝票データの改ざんを防ぐためにデータ管理者を置き、パスワード等でロックしたうえで運用規定を設け、基本的に訂正や削除ができないように保存する必要性があります。※訂正や削除ができる場合は、その事実と内容を確認できる様にする必要性があります。
また、要件に沿って情報を保存した上で、保存された情報を検索できるように体系化することも重要です。
データのアクセス権限を適切に設定し、限定された管理者権限を所持する者のみがデータにアクセスできるようにしないといけません。
※データを適切に保存し管理をすれば税制面でのペナルティが軽減され、反面改ざんなどが発覚した場合はペナルティの増加が生じます。
大変度★★★★☆
選定導入日数：1～2ヵ月
ゴール：データの信頼性が維持されます。
作業5.契約書以外原本破棄可
原本破棄
- 電子化された伝票データが適切に保存され管理されていることを確認した後、紙の原本は破棄（契約書除く）することができます。（電帳法上は契約書も廃棄可だが、民事訴訟法上電子データはコピー扱いのため、重要度の高い書類は保存が必要。）
適切なタイミングで紙の原本を破棄するため、社内の書類管理ポリシーに従い、破棄が必要な書類のリストを作成しないといけません。
また、原本を保管しておく必要がある書類については、適切な保管場所を確保し、アクセス制限を設定しないといけません。freee文書保存などのクラウドデータ保存サービスを使うなど、バックアップが確立（保証）されていることを確認し、社内のスタッフにも周知しておく必要があります。 - 【書類管理ポリシー策定】
社内で書類管理ポリシーを策定し、スタッフ全員に周知。ポリシーには、電子化された書類の取り扱い、紙の原本の保管や破棄方法などを含めないといけません。
また、責任者や担当者を明確にし、書類管理に関する疑問や問題が発生した際の対応策を明記しないといけません。 - 【原本保管場所・アクセス制限】
原本保管場所を設定し、必要な書類のみ保管するようにし、保管場所は、防火・防湿対策が整った場所が望ましいです。
また、アクセス制限を設定し、必要なスタッフのみがアクセスできるようにしないといけません。アクセスログを残すことで、書類の管理状況が把握できるようにすることも必要です。
大変度★★★★★
選定導入日数：1～2ヵ月
ゴール：書類の保管場所が削減でき、データの信頼性が維持されます。
電帳法で革新的な働き方へ！あなたの5つの作業が劇的に進化
5つの増加する経理作業を業種業態別にてまとめた具体例
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紙の伝票は電子化
・製造業等: 原材料の仕入れ伝票や製品の出荷伝票をスキャナーやスマートフォンアプリを使用してデジタル化する。
・飲食サービス業等: レシートや領収書をスキャンして電子データに変換し、クラウドストレージに保存する。
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電子化後データの分類
・小売業等: 商品の売上データを分類し、売上原価や利益を計算するためのカテゴリ分けを行う。
・学術研究・専門・技術サービス業等: プロジェクトごとの経費データを分類し、プロジェクト別の利益を分析できるようにする。
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電子化した文章の保存
・建設業等: 工事現場で発生する伝票データを電子化し、クラウドストレージに保存して、オフィス内で容易にアクセスできるようにする。
・不動産業等: 賃貸契約書や物件管理に関する書類を電子化し、オンラインでの共有や検索が容易になるようにする。
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電子化データの改変不可保存
・金融業・保険業等: 取引データや顧客情報を改ざん防止のために、改変不可のフォーマット（例: PDF）で保存する。
・医療・福祉等: 患者の診療データや医療費の請求データを、セキュリティ面を考慮して改変不可の形式で保管する。
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契約書以外原本破棄
・卸売業: 商品の仕入れ伝票や取引先との契約書以外の書類を、電子化後適切なタイミングで破棄する。
・宿泊業: 客室利用明細や飲食サービスの領収書など、契約書以外の書類を電子化し、適切なタイミングで破棄する。
スキャナ保存代行は、書面で受け取ったものを電子データにして保存すること
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電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプ付与
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電子帳簿保存法の検索要件（取引年月日・取引金額・取引先）を満たして保存
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検索性の向上（簡単に過去の書類や検索条件に当てはまる一覧を表示が可能）
企業・学校・団体様の各種書類整理のお悩み・お困りを
解決するスキャン代行サービス
スキャンサービス沖縄那覇店にお任せください
書類、紙文書や冊子のPDF化（電子・ペーパーレス・DX化）には、データ化後の「利用イメージ」をもってスキャンすることです。
お客様の利用イメージの実現のために、品質・工程管理、専門スタッフ、業務用スキャナー、セキュリティ管理に力を入れています。
01
対象資料を選ばない大量スキャンや高品質なPDF化を実現する品質・工程管理
当店は2015年に誕生しました。専門のディレクターが各案件ごとに工程を策定し、作業を進めさせておただきます。大量スキャンや質の高いPDF化を求められる案件でも、品質や納期を管理する体制を整備しており、認定CPA資格を取得済みです。
02
あらゆる紙（各種書類等）をデータ化（電子・ペーパーレス・DX化）する業務用スキャナー
あらゆる種類の紙を電子化し、断裁機も取り揃えています。断裁しない、または断裁しても復元（5ミリ差）するスキャン（電子化）から断裁するスキャンまで対応いたします。
03
企業秘密の資料を厳格に管理
各種書類など企業秘密の情報は、PDFに変換していくうえで厳格な管理が必要です。当センターは認定CPA資格を取得し、企業秘密の資料を厳格に管理する体制を実施しています。
スキャンサービス沖縄那覇店とは
法人・団体組織様の質の高い大量スキャンを代行するスキャンサービス店です。
法人・団体組織様の各種書類、冊子などの紙をPDFデータ化へと代行しています。
法人・団体組織様の抱えているお困り・お悩みの紙資料をデータ化しご提供しています。対象は、製本された契約書、紙文書、カタログ、会報誌、社内報等で、断裁スキャンまで行っています。
PDFデータの2次利用などのご提案も行っております。オンサイトでのスキャン、冊子の解体スキャン・復元、集荷返却、1箱から利用可能な電子化サービスをご相談ください。
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